Pro komplexní řízení podnikového obsahu využíváme nástroje a prostředky patřící do technologií Enterprise Content Management (ECM).
Co je možné digitalizovat
- faktury
- smlouvy
- poštu
- dokumentace (technická, jakosti (ISO), projektová)
- formuláře
- objednávky, žádanky
V oblasti digitalizace dokumentů nabízíme:
- analýzu potřeb skenování a dalšího zpracování dokumentů
- dodávku profesionálních skenerů a skenovacích programů
- nasazení skenovacích systémů na základě potřeb zákazníka
- podepsání dokumentů elektronickou značkou / optickou archivaci
- vytěžování dat z naskenovaných dokumentů
- předání naskenovaných a vytěžených dat do libovolných systémů třetích stran
- zajištění outsourcingu skenování a vytěžování dat, pokud zákazník nechce řešit interními zdroji
- zapojení do workflow, což umožňuje optimalizovat firemní procesy
Jednotlivé procesy digitalizace
Skenování
Vytěžování dat
Zpracování dokumentů
Archivace, export dat
Skenování:
Společnosti fyzicky archivují velké objemy papírových dokumentů, které jsou často v originální papírové podobě přemisťovány po jednotlivých pracovištích za účelem kontroly a schválení, a v případě potřeby si pracovníci musí dokument fyzicky vyhledat anebo okopírovat. Dávková digitalizace umožní rychlé převedení papírového dokumentu do elektronické podoby okamžitě po přijetí do firmy.
Důležité pro kvalitu a rychlost převodu do elektronické podoby je použití odpovídajícího dokumentového skeneru a systému pro automatickou optimalizaci obrazu. Použitá technologie provádí v okamžiku skenování obrázku vícebodovou inspekci každého dokumentu. VRS průběžně kontroluje a nastavuje správné vyrovnání, jas, kontrast a čirost zobrazení tak, aby jakékoliv nesrovnalosti byly hned opraveny a výsledné zobrazení bylo co nejčitelnější.
ScanFlow = převod tištěných dokumentů do digitální podoby
- převod papírového dokumentu do Wordu, Excelu, PowerPointu či PDF jedním dotykem
- jednoduchý převod dokumentů pouhým odesláním na e-mailovou adresu
- elegantní převod papírových vizitek do formátu .vcard a jejich uložení přímo v MS Outlook nebo mobilním telefonu
- možnost tvorby individuálních digitalizačních workflow a jejich napojení na další systémy organizace
- automatická konverze dokumentů se zachováním právního účinku
- příprava dokladů ke skenování, třídění
- hromadné / průběžné skenování dokumentů
Vytěžování dat:
Pořizování dat je rutinní a ve větším objemu i namáhavá činnost. Se vzrůstající únavou se obvykle zvyšuje i chybovost, to vyžaduje další kontrolu a výsledkem je nejen namáhavá, ale i nákladná činnost.
Řešení pro vytěžování dat na bázi OCR (rozpoznání znaků v textu) umožňují tuto rutinní a namáhavou činnost minimalizovat. Dalšími používanými technologiemi jsou OCR (rozpoznávání znaků v ručně psaném textu) a OMR (rozpoznávání optické značky).
Všechny námi používané technologie umožňují řešit speciální zákaznické požadavky vývojem plug-in modulů, se kterým máme rozsáhlé zkušenosti.
ABBYY FlexiCapture = řešení pro zpracování faktur a vytěžování dat z dokumentů
- automatické rozpoznávání a třídění dokumentů, jejich klasifikace, indexování
- vytěžení požadovaných údajů dokumentů
- rozpoznávání ručně psaného textu a optických značek (testy, kontrola podpisů na smlouvách)
- podpora různých formátů dokumentů i jazykových verzí
- pro zpracování stovek až miliónů dokumentů denně
- validace vytěžených údajů
- export dat
- centrální správa a monitorování
Zpracování dokumentů a optimalizace procesů:
Zpracovávejte dokumenty rychle a hlavně efektivně.
DokoniCASE = nástroj pro elektronické zpracování a řízení oběhu dokumentů
- okamžitý přehled o stavu Vašeho dokumentu či projektu
- inteligentní úložiště
- dlouhodobé uložení
- usnadnění práce zaměstnancům
- zrychlení a zdokonalení procesů
- využití prakticky pro jakoukoliv agendu dokumentů
- pracovní prostředí = jednoduché internetové prostředí
Workflow = nástroj sloužící k řízenému směrování dokumentů, informací a úkolů osobám či oddělením v rámci společnosti
Workflow je možné využívat například k vytváření a připomínkování smluv, schvalování dodavatelských faktur, hromadné distribuci interních dokumentů jako jsou směrnice apod.
- definice cesty (oběhu) dokumentu či formuláře
- zobrazení aktuálního stavu zpracování, sledování termínů k vyřízení, signalizace rizika při nedodržení lhůt
- zasílání notifikací o přiděleném úkolu (e-mailem, interní hláškou systému apod.)
- zjednodušení, zrychlení a zprůhlednění schvalovacích procesů
- zvýšení průkaznosti a jednoznačnosti plnění jednotlivých zodpovědných osob
- rychlejší a kvalitnější odezva na úkoly stanovené pracovníkům (eliminace časových prodlev)
- vyšší míra zabezpečení dokumentace (dokumenty budou směrovány jen oprávněným pracovníkům)
- eliminace ztráty dokumentu
Archivace:
V dnešní době zákon umožňuje archivovat papírové dokumenty elektronicky při splnění legislativních požadavků. Naše řešení tyto požadavky splňují.
Form Server = řešení pro práci s digitálními dokumenty, dlouhodobý digitální archiv
- dokumentový server pokrývající celý životní cyklus dokumentu
- zajištění elektronické archivace dle platné legislativy
- bezpečné uložení elektronických dat
- workflow server flexibilně řídí průběh procesů organizací
- plná podpora elektronického podpisu/značky a časových razítek
- export dat, jejich integrace do dalších systémů (ERP, DMS,…)