„Usnadněte si práci s firemními daty a informacemi.“

minimalizace nákladů na pořízení dokumentů
snížení nákladů spojených s dokumentací
automatizace zpracování dokumentů
efektivní dohledání informací

Poradíme Vám

Zanechte nám na sebe kontakt, ozveme se Vám s vhodným řešením.

Pořídit / sjednat on-line

Rádi byste snížili své náklady? Ozvěte se nám.

(+ 420) 482 710 333

Pro komplexní řízení podnikového obsahu využíváme nástroje a prostředky patřící do technologií Enterprise Content Management (ECM).

Co je možné digitalizovat

  • faktury
  • smlouvy
  • poštu
  • dokumentace (technická, jakosti (ISO), projektová)
  • formuláře
  • objednávky, žádanky

V oblasti digitalizace dokumentů nabízíme:

  • analýzu potřeb skenování a dalšího zpracování dokumentů
  • dodávku profesionálních skenerů a skenovacích programů
  • nasazení skenovacích systémů na základě potřeb zákazníka
  • podepsání dokumentů elektronickou značkou / optickou archivaci
  • vytěžování dat z naskenovaných dokumentů
  • předání naskenovaných a vytěžených dat do libovolných systémů třetích stran
  • zajištění outsourcingu skenování a vytěžování dat, pokud zákazník nechce řešit interními zdroji
  • zapojení do workflow, což umožňuje optimalizovat firemní procesy

Jednotlivé procesy digitalizace

Skenování
Vytěžování dat
Zpracování dokumentů
Archivace, export dat

Skenování:

Společnosti fyzicky archivují velké objemy papírových dokumentů, které jsou často v originální papírové podobě přemisťovány po jednotlivých pracovištích za účelem kontroly a schválení, a v případě potřeby si pracovníci musí dokument fyzicky vyhledat anebo okopírovat. Dávková digitalizace umožní rychlé převedení papírového dokumentu do elektronické podoby okamžitě po přijetí do firmy.

Důležité pro kvalitu a rychlost převodu do elektronické podoby je použití odpovídajícího dokumentového skeneru a systému pro automatickou optimalizaci obrazu. Použitá technologie provádí v okamžiku skenování obrázku vícebodovou inspekci každého dokumentu. VRS průběžně kontroluje a nastavuje správné vyrovnání, jas, kontrast a čirost zobrazení tak, aby jakékoliv nesrovnalosti byly hned opraveny a výsledné zobrazení bylo co nejčitelnější.

ScanFlow = převod tištěných dokumentů do digitální podoby

  • převod papírového dokumentu do Wordu, Excelu, PowerPointu či PDF jedním dotykem
  • jednoduchý převod dokumentů pouhým odesláním na e-mailovou adresu
  • elegantní převod papírových vizitek do formátu .vcard a jejich uložení přímo v MS Outlook nebo mobilním telefonu
  • možnost tvorby individuálních digitalizačních workflow a jejich napojení na další systémy organizace
  • automatická konverze dokumentů se zachováním právního účinku
  • příprava dokladů ke skenování, třídění
  • hromadné / průběžné skenování dokumentů

Vytěžování dat:

Pořizování dat je rutinní a ve větším objemu i namáhavá činnost. Se vzrůstající únavou se obvykle zvyšuje i chybovost, to vyžaduje další kontrolu a výsledkem je nejen namáhavá, ale i nákladná činnost.

Řešení pro vytěžování dat na bázi OCR (rozpoznání znaků v textu) umožňují tuto rutinní a namáhavou činnost minimalizovat. Dalšími používanými technologiemi jsou OCR (rozpoznávání znaků v ručně psaném textu) a OMR (rozpoznávání optické značky).

Všechny námi používané technologie umožňují řešit speciální zákaznické požadavky vývojem plug-in modulů, se kterým máme rozsáhlé zkušenosti.

ABBYY FlexiCapture = řešení pro zpracování faktur a vytěžování dat z dokumentů

  • automatické rozpoznávání a třídění dokumentů, jejich klasifikace, indexování
  • vytěžení požadovaných údajů dokumentů
  • rozpoznávání ručně psaného textu a optických značek (testy, kontrola podpisů na smlouvách)
  • podpora různých formátů dokumentů i jazykových verzí
  • pro zpracování stovek až miliónů dokumentů denně
  • validace vytěžených údajů
  • export dat
  • centrální správa a monitorování

Zpracování dokumentů a optimalizace procesů:

Zpracovávejte dokumenty rychle a hlavně efektivně.

DokoniCASE = nástroj pro elektronické zpracování a řízení oběhu dokumentů

  • okamžitý přehled o stavu Vašeho dokumentu či projektu
  • inteligentní úložiště
  • dlouhodobé uložení
  • usnadnění práce zaměstnancům
  • zrychlení a zdokonalení procesů
  • využití prakticky pro jakoukoliv agendu dokumentů
  • pracovní prostředí = jednoduché internetové prostředí

Workflow = nástroj sloužící k řízenému směrování dokumentů, informací a úkolů osobám či oddělením v rámci společnosti

Workflow je možné využívat například k vytváření a připomínkování smluv, schvalování dodavatelských faktur, hromadné distribuci interních dokumentů jako jsou směrnice apod.

  • definice cesty (oběhu) dokumentu či formuláře
  • zobrazení aktuálního stavu zpracování, sledování termínů k vyřízení, signalizace rizika při nedodržení lhůt
  • zasílání notifikací o přiděleném úkolu (e-mailem, interní hláškou systému apod.)
  • zjednodušení, zrychlení a zprůhlednění schvalovacích procesů
  • zvýšení průkaznosti a jednoznačnosti plnění jednotlivých zodpovědných osob
  • rychlejší a kvalitnější odezva na úkoly stanovené pracovníkům (eliminace časových prodlev)
  • vyšší míra zabezpečení dokumentace (dokumenty budou směrovány jen oprávněným pracovníkům)
  • eliminace ztráty dokumentu

Archivace:

V dnešní době zákon umožňuje archivovat papírové dokumenty elektronicky při splnění legislativních požadavků. Naše řešení tyto požadavky splňují.

Form Server = řešení pro práci s digitálními dokumenty, dlouhodobý digitální archiv

  • dokumentový server pokrývající celý životní cyklus dokumentu
  • zajištění elektronické archivace dle platné legislativy
  • bezpečné uložení elektronických dat
  • workflow server flexibilně řídí průběh procesů organizací
  • plná podpora elektronického podpisu/značky a časových razítek
  • export dat, jejich integrace do dalších systémů (ERP, DMS,...)

Veškeré procesy digitalizace navazují na další systémy, jako jsou DMS, CRM, ….
O příkladech použití dokumentových řešení si můžete více přečíst v tomto dokumentu.