Skenování
KASRO > Digitalizace > Skenování
V současné době společnosti fyzicky archivují velké objemy papírových dokumentů, které jsou často v originální papírové podobě přemisťovány po jednotlivých pracovištích za účelem kontroly a schválení. Největší objemy papírové dokumentace tvoří přijatá pošta, přijaté faktury včetně příloh a dodacích listů, smlouvy. Dokumenty v originální podobě jsou uloženy v šanonech většinou na různých pracovištích a v případě potřeby si pracovníci musí dokument fyzicky vyhledat anebo okopírovat.
Dávková digitalizace umožní rychlé převedení papírového dokumentu do elektronické podoby okamžitě po přijetí do firmy.
PŘÍNOSY
- Minimalizace rizika ztráty originálního dokumentu
- Rychlejší distribuce dokumentu k uživateli okamžitým předáním přes workflow (elektronický oběh)
- Jednoznačná identifikace dokumentu ihned po vstupu do firmy
POPIS ŘEŠENÍ
Obsluha skenovacího pracoviště připraví přijaté papírové dokumenty ke skenování:
- Odebere kancelářské sponky
- Rozdělí dokumenty na jednotlivé typy (faktury, faxy, přijatá pošta atp.).
- Nalepí na první stranu dokumentu čárový kód, který zajistí jedinečnou identifikaci dokumentu a separaci jednotlivých dokumentů při skenování
- Vloží do podavače skeneru a stiskne tlačítko skenovat.
Skenovací SW rozpozná na první straně čárový kód a rozdělí skenovací dávku na jednotlivé soubory (dokumenty). Výsledný soubor ve formátu PDF nebo TIFF je předán OCR programu anebo uložen na souborovou strukturu. Naskenované dokumenty mohou být automaticky importovány do dalších systémů.
Důležité pro kvalitu a rychlost převodu do elektronické podoby je použití odpovídajícího dokumentového skeneru a systému pro automatickou optimalizaci obrazu.
POUŽITÉ TECHNOLOGIE
Použitá technologie provádí v okamžiku skenování obrázku vícebodovou inspekci každého dokumentu. VRS průběžně kontroluje a nastavuje správné vyrovnání, jas, kontrast a čirost zobrazení tak aby jakékoliv nesrovnalosti byly hned opraveny a výsledné zobrazení bylo co nejčitelnější.
