Digitalizace - Pošta, podatelny
KASRO > Digitalizace > Digitalizace - Pošta, podatelny
Elektronická evidence a archivace přijaté a odeslané pošty je další krok, kterým firmy snižují objem zpracovávaných papírů. Řešení je obvykle nastaveno podle podnikové směrnice, která se procesu týká. Řešení zahrnuje digitalizaci papírové pošty, import datových zpráv z datových schránek, import e-mailů. Přijatá pošta se eviduje v podacím deníku a adresátům se předává pomocí WF. Pracovníci podatelny mají přehled o zpracování přijaté pošty.
Vytvořená pošta podporuje vznik nové pošty, její schválení, označení elektronickým podpisem a vypravení mimo firmu v tištěné podobě, formou datové zprávy, případně e-mailu. Systém také podporuje tisk a tvorbu sběrných archů.
Základní verze řešení obsahuje následující funkce:
- Zpracování papírové písemnosti elektronickou formou (digitalizace)
- Podpora označení čárovým kódem
- Evidence písemností ve spisech
- Tvorba čísla spisu
- Tvorba čísla jednacího
- Přidělení skartačního znaku
- Přidělení archivního znaku
- Volba typu písemnosti
- Stav písemnosti
- Sledování historie písemnosti>
- Tvorba nových dokumentů v elektronické podobě z předdefinovaných šablon
- Ruční připojení e-mailu
- Nastavení povinných položek
- Převzetí datové zprávy z ISDS
- Vypravení datové zprávy do ISDS
- Vyhledání datové schránky příjemce
- Vytvoření a aktualizace seznamu datových schránek
- Manuální nebo automatická archivace zprávy ve formátu pro Autorizovanou konverzi
