Digitalizace - Faktury
KASRO > Digitalizace > Digitalizace - Faktury
Zpracování faktur od dodavatelů tvoří jeden ze základních interních procesů většin společností. faktur a ruční zádávání dat do systémů často klade velké nároky na administrativní oddělení. Faktury jsou kopírovány a předávány různým oddělením a hrozí riziko ztráty, založení nebo poškození dokumentu a dále např. penalizace za nesplacené faktury v daném termínu. Chybí přehled o stavu schvalování faktur, faktury jsou složitě dohledatelné zvláště v případě více lokalit, volně se pohybují po společnosti a mohou se tak dostat do nepovovolaných rukou.
Naše společnost pomohla řadě zákazníků oblast Automatizace zpracování dodavatelských faktur úspěšně řešit.
Naši zákazníci zde nejvíce oceňují:
- Snížení nákladů na manuální pořizování dat do systému
- Zjednodušení, zrychlení a zprůhlednění schvalovacího procesu
- Eliminaci rizika ztráty dokumentu
- Úspory nákladů za kopírování, prostory archivu a dohledávání informací
Příchozí faktury budou naskenovány, elektronicky zaarchivovány a pomocí OCR (rozpoznávání znaků) budou z faktury vytěženy potřebné údaje. Vytěžená data budou validována a poté přenesena do ERP či jiného ekonomického systému. Faktury, které jsou v pořádku, budou automaticky zaúčtovány. Faktury, které je třeba schválit, budou směrovány pomocí workflow. Řešení je možné doplnit i modulem pro elektronickou značku, který automaticky podepíše naskenované faktury a umožní čistě elektronickou archivaci a tedy likvidaci papírových originálů.
Řešení minimalizuje náklady na pořízení dokumentů, odpadne manuální zadávání dat kvalifikovanými pracovníky, faktury budou hned po doručení bezpečně zaevidovány a uloženy v digitální podobě. Interní dokumenty budou směrovány jen oprávněným pracovníkům, dojde k zrychlení a zprůhlednění schvalovacího procesu a eliminaci rizika ztráty nebo poškození dokumentu. Díky elektronizaci procesu dojde ke snížení počtu papírových dokladů, odstranění kopií a příslušných nákladů na aparát administrativy.
